La vie d’une entreprise est rythmée par les documents officiels qu’elle envoie, à ses clients ou à l’administration.
Ces documents, qu’il s’agisse de factures ou autres, doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez opter pour l’inscription manuscrite de ces mentions, mais vous vous rendrez rapidement compte du caractère chronophage de cette pratique.
Le cachet d’entreprise est un investissement qui devient rapidement indispensable pour votre société, nous vous disons ici tout ce qu’il y a à savoir sur cet outil.
En bref
Combien coûte un cachet d'entreprise ?
Le cachet d’entreprise personnalisé coûte entre 15 et 50 €. Les tampons standards comme les tampons encreurs qui ne nécessitent pas de personnalisation par un professionnel sont moins chers quant à eux.
Le cachet d'entreprise remplace-t-il la signature ?
Pour donner une valeur juridique à vos documents officiels, la simple apposition du tampon d’entreprise ne suffit pas. Un employé ou dirigeant habilité devra ajouter sa signature.
Les mentions obligatoires d'un cachet sont-elles toutes les mêmes ?
Non, si la majorité des mentions à faire figurer sont communes à toutes les entreprises comme les coordonnées ou la dénomination sociale, certaines sont spécifiques à des professions. On peut citer à titre d’exemple le médecin qui peut indiquer la mention « conventionné ».
1. Le cachet d’entreprise : définition
Le cachet ou tampon d’entreprise est un sceau sur lequel figurent les informations obligatoires permettant de l’identifier. Il est apposé sur chaque document officiel nécessitant ces mentions tels que les devis, factures…
Sur le plan pratique, il existe de nombreux modèles de tampons différents. En tant que chef d’entreprise vous avez l’embarras du choix quant au design à adopter :
- Le tampon encreur ne comporte qu’une seule mention : « Copie », « Confidentiel », etc.
- Le tampon dateur est réglé quotidiennement pour indiquer la date du jour. Il permet notamment de suivre l’envoi des courriers.
- Le tampon encreur personnalisé, fabriqué sur-mesure par un professionnel, comporte les mentions obligatoires à faire apparaître sur vos documents officiels.
- Le timbre à sec, aussi appelé pince à gaufrer, permet de réaliser des inscriptions en relief sur le papier. Un atout majeur de cet outil est son caractère presque infalsifiable. De même, il apporte un certain chic sur vos documents papiers, ce peut toujours constituer un plus.
Concernant le prix d’un tampon, comptez entre 15 et 50 euros, selon le degré de personnalisation, le matériau utilisé, la taille et la longueur du texte. Plus un tampon comporte de lignes, plus il sera cher.
A savoir
Le cachet peut également être identifié par une personne de l’entreprise en particulier, il s’agit alors d’un tampon professionnel en nom propre.
2. Pourquoi avoir un cachet d’entreprise ?
Lorsque vous créez votre entreprise, vous aurez à transmettre de nombreux documents officiels tels que des devis ou des factures. Ces documents comportent un certain nombre de mentions obligatoires telles que la dénomination sociale, les coordonnées ou le numéro SIREN.
Lorsque votre entreprise croît en taille, elle est amenée à délivrer de plus en plus de documents, ce qui multiplie le nombre d’informations et de mentions à écrire manuellement sur chacun. C’est ici tout l’intérêt du cachet d’entreprise : il vous permet d’économiser un temps précieux puisque les informations essentielles figurent dessus.
Au-delà de cet aspect pratique, le cachet d’entreprise vous apporte trois autres avantages : il permet d’informer efficacement vos clients, de même sa conception est unique et son utilisation ne laisse aucun doute sur votre identité, notamment par l’emploi de votre logo. Enfin, l’utilisation d’un cachet d’entreprise apporte davantage de crédibilité à votre entreprise, qui est un élément majeur dans le développement de votre société.
A savoir
Le cachet d’entreprise n’a pas la valeur juridique d’une signature. Le cachet peut cependant avoir une certaine valeur légale lorsqu’un employé ou dirigeant de l’entreprise habilité appose sa signature.
3. Quelles sont les mentions légales obligatoires du cachet ?
Les mentions devant figurer sur un cachet d’entreprise ne sont pas les mêmes selon le type d’entreprise et selon qu’il soit destiné à un usage externe, c’est-à-dire aux clients, ou à un usage interne, c’est-à-dire aux employés. Concernant le cachet à usage externe, ce dernier doit ainsi mentionner :
- La raison sociale, le nom de l’entreprise
- L’adresse du social
- Le statut juridique
- Le capital social
- Les coordonnées de l’entreprise : numéro de téléphone, adresse mail, site internet…
- Le numéro SIREN et SIRET
- Le numéro TVA
- Le numéro de dossier
- La date d’expédition de la commande
Le cachet à usage interne comporte moins de mentions obligatoires :
- Dénomination sociale
- Siège social
- Numéro SIRET
Le cachet d’entreprise peut également faire figurer d’autres mentions, qui ne sont que facultatives.
D’autres mentions sont, elles, obligatoires dans certaines situations : la location-gérance doit par exemple être indiquée, de même si l’entreprise est dirigée par un mandataire-gérant. De même certaines professions libérales peuvent indiquer des informations supplémentaires comme la spécialisation d’un cabinet d’avocats.
La dénomination sociale est une mention obligatoire, et bien souvent la première à apparaitre sur ces documents. N’hésitez pas à consulter notre guide sur comment choisir le nom de sa société.
En conclusion, votre entreprise sera rapidement amenée à se doter d’un ou plusieurs cachets d’entreprise : mentions obligatoires de documents officiels, mentions facultatives, signatures, dates d’envoi de courriers… Ces tampons sont très pratiques et vous permettront d’obtenir un vrai gain de temps sur ces formalités diverses.
