Tout bon chef d’entreprise doit savoir gérer administrativement sa société. Une société est une personne morale qui a une identité propre. L’identité de la société est consignée dans le KBIS qui est une sorte de carte d’identité de la société. C’est le seul document officiel relatif à la société et qui soit valable légalement. C’est un document qui s’obtient en un clic et qui peut être demandé par tout le monde.
Le KBIS est donc un élément incontournable de la société, il est important de savoir comment l’obtenir, à quoi il sert et quelles sont les obligations qui en découlent. Gojee vous explique tout dans cet article.
1. Qu’est-ce que l’extrait KBIS et à quoi sert-il ?
Tout d’abord, l’extrait KBIS est un document contenant diverses informations concernant une société inscrite au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et permettant de l’identifier, c’est la carte d’identité de la société.
Plus précisément il s’agit d’un extrait du RCS, d’où l’expression « un extrait KBIS ».
À savoir : on parle de KBIS pour une personne morale et de K pour les personnes physiques.
De plus, toute société a obligatoirement un KBIS. C’est un document qui sera demandé pour toute démarche liant la société : location d’un local au nom de la société, box internet, compte en banque, etc.
A contrario, si vous souhaitez contracter avec une société vous pouvez être amené à demander l’extrait KBIS de cette société afin d’obtenir les informations y figurant.
Enfin, le KBIS contient un certain nombre d’informations que l’on peut interpréter permettant de mieux connaître une société tierce :
Des informations concernant la société
- N° d’immatriculation;
- Date d’immatriculation;
- Dénomination, c’est à dire le nom sous laquelle la société est connue du public;
- Forme juridique (SARL, SAS,…);
- Capital social;
- Adresse du siège;
- Activités principales;
- Durée de la société;
- Date de clôture de l’exercice.
Des informations concernant le gérant
Suivant la forme de la société, ce sera un gérant, un président… et le KBIS indique son nom, sa date de naissance, son lieu de naissance ainsi que son domicile.
De même, ces informations permettent de se renseigner sur la société et une des personnes qui la dirige.
Des informations sur l’activité de l’établissement
- Adresse de l’établissement;
- Nom commercial;
- Activité exercée;
- Date de commencement de l’activité;
- Origine du fonds ou de l’activité;
- Mode d’exploitation.
À savoir : le KBIS est le seul document officiel que vous pourrez obtenir de la part du greffe, contenant des informations vérifiées. L’interprétation de toutes ces informations permet de mieux cerner une société, cela permet également de vérifier certaines données qui vous auront été transmises, avant de contracter.
2. Quelles sont les obligations relatives au KBIS ?
En premier lieu, les statuts d’une société sont amenés à être modifiés au cours de la vie de votre société : changement d’adresse du siège social, changement de gérant, modification du capital social, etc.
Dès lors, vous êtes tenus tout d’abord de mettre à jour les statuts de votre société afin qu’ils reflètent la réalité et vous devez par conséquent informer le greffe, ou plus précisément le CFE (centre de formalités des entreprises) compétent de toute modification.
3. A quel moment peut-on obtenir un extrait KBIS ?
En premier lieu, lors de l’inscription de votre société au RCS, vous recevrez un extrait KBIS.
En second lieu, suivant les démarches ou les contrats (ou autres) que votre société effectuera, un KBIS à jour vous sera demandé. En effet, tout au long de la vie de votre société, des données peuvent évoluer : changement de gérant, modification du capital social, etc. C’est pourquoi vos partenaires vous demanderont expressément un KBIS de moins de 3 mois.
À savoir : si vous avez besoin régulièrement d’un KBIS à jour et que vous ne souhaitez pas être pris de court, il est possible de demander au greffe un envoi périodique de ce document.
4. Qui peut demander un extrait KBIS ?
L’extrait KBIS peut être demandé par toute personne, ce ne sont donc pas uniquement les dirigeants qui peuvent en faire la demande.
5. Comment demander l’extrait KBIS ?
L’extrait KBIS doit être demandé au greffe du Tribunal de commerce. Cette démarche peut se faire en ligne sur le site infogreffe, ce qui permet d’obtenir en quelques minutes le document.
Enfin, la demande d’extrait KBIS n’est pas gratuite mais a un coût minime, aux alentours de 3€ suivant le mode de transmission (récupération sur place, envoie postal ou transmission par mail).
L’extrait KBIS est un document incontournable pour toute société, il faut donc savoir à quoi il sert et comment l’obtenir.
Vous avez encore des doutes ou questionnements concernant la gestion de votre entreprise ? N’hésitez plus et prenez rendez-vous gratuitement avec l’un de nos conseillers Gojee.
